Mail, Kontakte, Kalender – komfortabel einrichten mit benutzerdefinierten Apple Profilen

Nicht jeder Anbieter von E-Mails, Kalender und Kontakten bietet eine eigene App mit der sich deren Dienste komfortabel auf den jeweiligen Geräten benutzen lassen.
Mailbox.org ist z.B. der Anbieter meiner Wahl (da aus Deutschland, stark anpassbar, lange am Markt, guter Datenschutz und ein sehr flexibles Preismodell mit monatlicher Kündigung, verschiedenen Zahlungsmethoden usw.). Sie bietet allerdings keine eigenen Apps. Es gibt zwar die Web-Anwendung (Open Xchange UI) die keine Wünsche offen lässt und die komfortable Verwaltung von Mails, Kalender, Dateien usw. über den Browser erlaubt. Aber auf Mobilgeräten nimmt man doch lieber andere Apps.

Hier bietet mailbox.org einen IMAP / SMTP Account, CardDAV (für Kontakte) und CalDAV (für Kalender), WebDAV (für Dateien). Wer nun – wie ich – mehrere Geräte zum einrichten hat (Mac, iPhone, iPad…) findet das schnell unkomfortabel. Zum Glück gibt es bei Apple die sogenannten Profile (.mobileconfig Dateien) die sich gleichermaßen unter MacOS und iOS nutzen lassen.

Viele Anbieter – zumindest mailbox.org – bieten den Download dieser Profile gleich in der Weboberfläche an. Diese kann man im Standardfall einfach nutzen: Downloaden (fürs iPhone auch per QR Code), installieren, bestätigen, Passwort eingeben – fertig. Für Standard Anwender eine einfache Sache.

Wer allerdings ein etwas stärker angepasstes Setup sein Eigen nennt und z.B. mehrere Mail Aliase / Absender verwendet der muss nach der Installation dieser vorgefertigten Profile noch einiges an Hand anlegen. Man kann sich diese Profile aber auch selbst erstellen.

Benutzerdefiniertes Profil erstellen

Dazu gibt es die App „Apple configurator“ – direkt kostenlos von Apple. Nach dem Download kann man ein bestehendes Profil öffnen und dieses anpassen (ggf. vorher über „Ablage -> Signatur entfernen“ eine vorhandene Signatur vom Anbieter entfernen – denn signierte Profile lassen sich nicht editieren). Man kann natürlich auch direkt ein ganz eigenes Profil erstellen.

Nun kann man z.B. das Profil von mailbox.org nehmen und anpassen. Ich habe in meinem Fall die Kalender Einstellung entfernt, da ich den Kalender nicht nutze.

E-Mail Aliase einstellen

Zudem nutze ich E-Mail Aliase (also mehrere E-Mail Adressen mit eigenen Domains, die alle über den selben Account laufen. Diese möchte ich gerne im Mail Programm als Absender beliebig wählen können).

Hierzu geht man nun in den Bereich „E-Mail“ im Apple Configurator und trägt bei „E-Mail-Adresse“ einfach alle Aliase Komma getrennt (ohne Leerzeichen hinter dem Komma!) an.
Anmerkung: Aktuell kann man keine unterschiedlichen Absendernamen pro Alias angeben. Ich habe dazu im Apple Forum nachgefragt. Nehme aber an es wird nicht funktionieren da iOS Mail das gar nicht unterstützt. Unter MacOS Mail kann man die Namen nach der Installation des Profils manuell anpassen (Einstellungen -> Accounts -> Dropdown E-Mail Adressen -> Bearbeiten).

Profil installieren

Sofern ihr alles im Profil angepasst habt (ruhig mal durch die Einstellungen klicken, vllt. ist noch was brauchbares dabei) könnt ihr das Profil speichern und habt dann eine .mobileconfig Datei die ihr auf macOS und iOS Geräten installieren könnt.
In meinem Fall habe ich die Datei einfach ins iCloud Drive gelegt und sie von dort aus auf allen Geräten installiert. Einfach die Profildatei im Finder / Dateien App öffnen. Anschließend müsst ihr in die „Einstellungen“ und sehr dort recht prominent den Eintrag „Profil geladen“. Dort draufklicken, kurz drübergucken und „installieren“ wählen. Da euer Profil keine Signatur hat muss nochmals eine zusätzliche Warnung bestätigt werden.
Anschließend müsst ihr noch die Passwörter für die jeweiligen Services (IMAP/SMTP, CardDAV usw.) eingeben und alles sollte laufen.
Hinweis: Ihr könnt auch gleich die Passwörter im Profil speichern. Dann müsst ihr euch aber überlegen ob ihr das ins iCloud Drive hochladen wollt.

Die installierten Profile könnt ihr dann verwalten:
Auf Mac: Einstellungen > Allgemein > Geräteverwaltung
Auf iOS: Einstellungen -> Allgemein -> VPN und Geräteverwaltung

Fazit

Profile sind ein komfortabler Weg um auch ohne Anbieter-Apps mehrere Accounts auf mehreren Geräten zu verteilen. Sie bieten sogar oft noch viele nützliche Einstellungen die man bei Apps nicht hat. Anders als bei Anbieter-Apps nutzt man hier die Standard Accounts-Verwaltung von Apple, welches mehreren Apps die Türen zu den Services öffnet. So man die standard Apple Apps (Mail, Kalender usw.) nutzen aber natürlich auch alternative Apps nutzen die ebenfalls den Apple Standard unterstützen.

Bei E-Mails habe ich z.B. das Problem dass es kaum Anbieter gibt bei denen die Push Benachrichtigung vernünftig funktioniert. Gerade wenn E-Mails auf einem Gerät als „gelesen“ markiert werden klappt es meist nicht dass die Push Mitteilung auf den anderen Geräten verschwindet. So habe ich oft das Problem dass ich auf dem iPhone eine Benachrichtigung für neue Mail sehe und erst beim Öffnen der Mail App diese dann verschwindet, weil ich sie schon längst auf dem Mac gelesen habe. Nutzt man IMAP und wählt statt „Push“ -> „Abrufen“ und stellt ein geeignetes Intervall ein klappt das zwar nicht in Echtzeit aber dafür zuverlässig.